Ein Mann geht im Wald spazieren. Nach einer Weile sieht er einen Holzfäller, der intensiv und sehr angestrengt versucht, einen Baumstamm zu zersägen. Er stöhnt und schwitzt und hat offensichtlich viel Mühe mit seiner Arbeit.
Der Spaziergänger tritt etwas näher heran, erkennt schnell die Ursache und sagt zum Holzfäller: “Guten Tag. Ich sehe, dass Sie sich Ihre Arbeit unnötig schwer machen. Ihre Säge ist stumpf – warum schärfen Sie sie nicht?”
Der Holzfäller schaute nicht einmal hoch, sondern zischte nur durch die Zähne: “Ich habe keine Zeit, die Säge zu schärfen. Ich muss sägen!”
(Stephen Covey, Management-Trainer)
„Dafür haben wir keine Zeit!“
Jedoch...
Wer nur darauf fokussiert ist, kurzfristig „weiterzusägen“, übersieht möglicherweise, dass ein wenig „Säge schärfen“ später die Arbeit deutlich vereinfacht. Genau das gilt auch für die Einführung und den Betrieb von Dokumenten- und Wissensmanagement.
Der anfängliche Zeitaufwand für Strukturierung, Pflege und Etablierung entsprechender Systeme wirkt auf den ersten Blick hoch. In der Praxis ist er jedoch eine Investition, die sich durch schnellere Informationssuche, weniger Doppelarbeit, bessere Zusammenarbeit und sichere Wissensverfügbarkeit auszahlt. Ein etabliertes Dokumentenmanagement entlastet Mitarbeitende und beschleunigt Prozesse, während Wissensmanagement den Umgang mit Ressourcen wie Daten, Kompetenzen und Fähigkeiten in der Organisation systematisch verbessert.
Ohne geordnete Dokumentation und klaren Wissenstransfer werden Informationen häufig mehrfach neu erarbeitet oder immer wieder erneut abgefragt; genau das führt zu vermeidbarem Zeitverlust. Ein funktionierendes Wissensmanagement schützt damit nicht nur vor Wissensverlust, sondern stärkt auch die Handlungsfähigkeit und Zukunftssicherheit des Unternehmens.
Fazit: Wer heute Zeit in ein gutes Wissens- und Dokumentenmanagement investiert, gewinnt morgen dauerhaft an Effizienz, Qualität und Stabilität.